A táv- és csoportmunka rendszerek feladata a tudás, az információ, az adatok és dokumentumok kollektív megosztásának a támogatása. Segítségével a vállalati közösség minden tagja bárhonnan és bármikor elérheti a számára szükséges információkat, és együttműködhet a cég többi munkatársával – akár több száz vagy több ezer kilométer távolságból is. Mivel a változások a dokumentált információknak köszönhetően átláthatóan követhetők, így szinte nullára redukálhatjuk annak a lehetőségét, hogy valakinél elakad egy fontos információ. A kontrollált folyamatoknak köszönhetően egyetlen felületen valósul meg a munkatársak hatékony együttműködése, így vállalatunk belső kommunikációját eredményesebb mederbe terelhetjük.
RENDSZER
Amitől igazán könnyű és hatékony lesz a közös munka.
1
Információmegosztás
Adat- és információcsere elektronikusan! Hírmegosztás, hozzászólás, véleményezés, új ötletek és fájlok megosztása korlátlanul.
2
Kereshető információ
Különböző paraméterek megadásával kereshetünk a feladatok, munkafolyamatok és a dokumentumok között, de akár utóbbiak tartalmában is.
3
Elektronikus dokumentumkezelés
A nem elektronikusan keletkező dokumentumokat (pl. számlák, levelek) ezentúl elektronikusan tárolhatja, kezelheti.
4
Dokumentummegosztás
A munkatársak számára a teendőikhez szükséges dokumentumok a megfelelő jogosultságok birtokában bármikor hozzáférhetők.
5
Kontrollált feladatvégzés
A kiosztott és elvégzett feladatok státusza nyomon követhető, a munkatársak pedig könnyedén megtekinthetik az aktuális határidős feladataikat.
6
Változáskövetés
Lehet változás egy projektben, a kiosztott vagy kapott feladatokban, vagy a dokumentumok tartalmában, a résztvevő felek azonnal értesülnek majd róla!
7
Munkacsoportok
A kollégák egy tetszőleges csoportját definiálhatjuk munkacsoportként, így később az őket érintő projekteket, teendőket egy munkacsoport alatt kezelhetjük.
8
Chat
Azonnali információmegosztás akár több munkatárs bevonásával is, mellyel csökkentheti vállalata kommunikációs költségeit.
9
Az e-mailek kezelése a rendszerbe importálható, ahonnan e-mailküldés is kezdeményezhető.
10
Automatikus emlékeztetők
Nem kell amiatt aggódni, hogy valami elfelejtődik! A kritikus határidőkre – feladatok, munkafolyamatok – automatikus emlékeztetők figyelmeztetnek.
11
Projektkommunikáció
Tartsa kontroll alatt a projekteket! Egyetlen platformon menedzselheti a projektekkel kapcsolatos dokumentációt, feladatvégzést és a nélkülözhetetlen kommunikációt is.
12
Aszinkron munkavégzés
A munkacsoportok és a telephelyek között hatékony együttműködés valósul meg, függetlenül a térbeni és időbeni távolságoktól.
13
Jogosultságkezelés
Az egyes információkhoz, hírekhez, dokumentumokhoz csak az arra illetékes munkatársak férhetnek hozzá.
14
Távoli elérés
Helytől függetlenül, mobilalkalmazás segítségével bárhonnan elérheti a munkájához szükséges információkat.
15
Új kollégák bevonása
Soha nem volt ilyen könnyű az új kollégák bekapcsolása a vállalat vérkeringésébe. Néhány gombnyomással visszamenőleg megoszthatja velük a fontos információkat!
Mikor érdemes csoportmunka-támogató
rendszer bevezetésén elgondolkodnia?
- Ha gondot okoz a munkavégzésben, hogy a kollégák egymástól távol, több telephelyen dolgoznak;
- Ha úgy érzi, hogy a meetingek, a telefonhívások és az e-mailezés már nem vezetnek célra a projektmenedzsmentben;
- Ha nehézkes vállalatánál az információáramlás, problémák vannak a vállalati belső kommunikáció terén;
- Ha nincs egységes platform cégénél a projektkommunikáció és projektdokumentáció kezelésére,
- Ha vezetőként nem tudja nyomon követni a kiosztott feladatok státuszát;
- Ha munkatársai számára kihívást jelent a változások (dokumentum, feladat, információ) kezelése.
Olvassa el ügyfelünkkel
készített esettanulmányunkat!
Korlátozott hozzáférés a kritikus információkhoz, kezelhetetlen e-mail mennyiség, kontrollálatlan vállalati folyamatok és átláthatatlan megrendelés-kezelés. Ezekkel a problémákkal küzdött ügyfelünk a szoftver bevezetése előtt. Ha kíváncsi rá, hogyan zajlik egy táv- és csoportmunka rendszer bevezetése és hogyan változott meg ügyfelünknél a napi ügyvitel a csoportmunka-támogató szoftver használata óta, akkor töltse le esettanulmányunkat!
