A munkafolyamat-irányítási rendszerek – más néven workflow szoftverek – az üzleti folyamatainkat elektronikusan valósítják meg. A workflow lényegében egy vállalat munkafolyamatainak strukturált, logikus szervezését és megfelelő támogatását jelenti. Segítségével automatizálhatók és szabályozhatók a vállalat tipikus munkafolyamatai (pl. szerződésjóváhagyás, számlajóváhagyás), de az ad-hoc jellegű munkafolyamat-irányításban is segítséget nyújtanak. A workflow rendszerek a feladatokat ugyan nem hajtják végre, azt továbbra is munkatársak végzik, viszont mindig annak továbbítják az adatokat, információkat, akinek azzal teendője van. Workflow rendszer bevezetésével a vállalatnál áttekinthetővé válnak az üzleti folyamatok, az automatizáltságnak köszönhetően csökken a hibalehetőség, a szervezet korábbi munkafolyamatai felgyorsulnak, segít az optimális munkamegosztás kialakításában, végigköveti az információ életútját, és ezáltal folyamatos ellenőrzési lehetőséget biztosít.
RENDSZER
EGYSZERŰVÉ ÉS KONTROLLÁLHATÓVÁ TESSZÜK
MÉG A LEGBONYOLULTABB VÁLLALATI FOLYAMATOKAT IS!
Automatizálás
A vállalati munkafolyamatok a beazonosítást és paraméterezést követően workflow szoftver segítségével automatizálhatók és szabályozhatók.
Sablon munkafolyamatok
A tipikus, gyakran ismétlődő munkafolyamatok (számlajóváhagyás, szerződésjóváhagyás) működését elektronikus útra tereli és automatizálja a rendszer.
Ad-hoc munkafolyamatok
A szokásostól eltérő, egyedi workflow-k is paraméterezhetők a szoftverben, mellyel kontrollálható keretek közé szoríthatjuk a vállalati működést.
Folyamattérkép
A szoftverben tárolt munkafolyamatok menete vizuálisan, grafikus diagramon is megtekinthető a workflow indítása előtt, illetve működés közben is.
Folyamatleltár
A vállalati működést támogató munkafolyamatok beazonosítását követően tetszőleges számú workflow rögzíthető a rendszerben, melyek paraméterezése házon belül elvégezhető.
Feladatkezelés
A feladat magától megtalálja a végrehajtóját! A kiosztott és elvégzett feladatokról státuszjelentés kérhető le, így a vezetők számára a nyomon követés garantált.
Jogosultságkezelés
A munkatársak a szoftver felületén csak azon információkhoz, adatokhoz, dokumentumokhoz férhetnek hozzá, amelyekhez hozzáférésük van.
Munkacsoportok
A kollégák egy tetszőleges csoportját definiálhatjuk munkacsoportként, így később az őket érintő projekteket, teendőket egy munkacsoport alatt kezelhetjük.
Automatikus figyelmeztetők
Automatikus értesítések a munkavégzéssel kapcsolatos lejáró feladatokról, teendőkről és változásokról.
Visszakeresés
A szoftverben tárolt, szabályrendszeren alapuló vállalati munkafolyamatok között többféle paraméter – pl. workflow indítója, típusa, állapota, státusza- alapján is kereshetünk.
Integráció
Webservice felületen keresztül integrálható egyéb vállalati szoftvermegoldásokkal.
Felhasználó-azonosítás
A munkatársak a rendszerbe való belépéskor csak egyszer azonosítják magukat, azt követően a teljes funkcionalitást használhatják.
Mikor érdemes munkafolyamat-irányítási rendszer bevezetésén elgondolkodnia?
- Ha problémát okoz vállalatánál a szerződések véleményezése, jóváhagyása;
- Ha az elhúzódó jóváhagyási folyamat miatt beérkező számláit rendszeresen késve egyenlíti ki;
- Ha gondot okoz a megrendelések kezelése, időben történő teljesítése,
- Ha a szabadságolások engedélyeztetése követhetetlen a vezetőség számára;
- Ha beszerzési igények jóváhagyása jelenleg kontrollálatlan keretek között zajlik vállalatánál;
- Ha speciális dokumentumainak (minőségbiztosítási dokumentumok, gyártási tervdokumentáció) engedélyeztetése nehézkessé teszi a vállalati működést.
Munkafolyamat-irányítási megoldásaink
Olvassa el ügyfeleinkkel
készített esettanulmányainkat!
Ha kíváncsi rá, hogy milyen problémákkal küzdöttek ügyfeleink és hogyan sikerült egységes, kontrollálható mederbe terelni a vállalati működést befolyásoló kritikus folyamatokat workflow menedzsment szoftver segítségével, akkor olvassa el esettanulmányainkat!
