Miért vezessen be dokumentumkezelő rendszert?

Iratkezelő rendszer használatával búcsút inthet a vállalati dokumentumokat övező káosznak. Az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi, hogy iratnyilvántartásunk rendezett és gyorsan visszakereshető legyen. Iratkezelő rendszerben a dokumentumkezelés teljes életciklusa menedzselhető, legyen szó akár véleményezésről, jóváhagyásról, a különféle dokumentumsablonok kezeléséről, a dokumentumverziók nyomon követhetőségéről vagy a jogosultságok kezeléséről. Töredékére csökkentheti ügyintézési idejét, hiszen a kapcsolódó iratok (szerződés, számla, teljesítési igazolás, szállítólevél stb.) rögzítésével a teljes folyamathoz tartozó dokumentum lista elérhetővé válik kollégái számára. A dokumentumkezelő rendszerek ma már nemcsak az információkat, iratokat kezelik szakszerűen, de hatékonyan támogatják a vállalati munkafolyamatainkat (pl. szerződésjóváhagyás, számlaigazoltatás) is.

A legégetőbb dokumentumkezelési problémákra
nyújtunk megoldást!

1

IRATKEZELÉS

Teljes körű iratkezelés a dokumentumok keletkezésétől a megsemmisítésükig.

2

IKTATÁS

Az iratkezelés START gombja! Precíz iratrögzítés a könnyebb visszakeresés érdekében.

3

VERZIÓKÖVETÉS

Szerkesszék akár többen is a dokumentumot és dolgozzon mindig az aktuális, legfrissebb verzióval!

4

JOGOSULTSÁGKEZELÉS

Csak az férhet hozzá a dokumentumhoz, akinek arra jogosultsága van. Kerülje el az illetéktelen hozzáférést!

5

VISSZAKERESÉS

Az iktatás során rögzített egyedi dokumentumazonosító adatoknak köszönhetően pillanatok alatt kereshet a dokumentumtárban!

6

HATÁRIDŐKEZELÉS

Automatikus figyelmeztetések a számlák és szerződések lejártáról, megújításáról, a dokumentumokkal kapcsolatos feladatok elvégzéséről.

7

DOKUMENTUMOK MEGOSZTÁSA

A munkatársak számára a munkájukhoz éppen aktuálisan szükséges dokumentum mindig rendelkezésre áll.

8

DOKUMENTUMOK ÖSSZEKAPCSOLÁSA

Lássa át az összetartozó dokumentumokat! Szerződés, számla, teljesítési igazolás, szállítólevél összekapcsolva, egy helyen!

9

DOKUMENTUM ÉLETPÁLYA-KÖVETÉS

Egy dokumentummal kapcsolatos összes aktivitás – véleményezés, jóváhagyás, verziók, sablonok – egy felületen.

10

DOKUMENTUMSABLONOK

Dolgozzon mindig az aktuális szerződés-, ajánlati vagy megrendelő sablonnal, a többi dokumentum mellett ezeket is strukturáltan tárolhatja.

11

DOKUMENTUMTÁR

Precíz, rendezett nyilvántartás, formátum-független feltöltés, egyedi adatmezőknek köszönhető gyors visszakeresés várja, ha szoftverünket választja!

12

SZERZŐDÉSNYILVÁNTARTÁS

Szerződések kezelése, véleményezése és jóváhagyása egyetlen felületen!

13

SZÁMLAKEZELÉS

Kontrollált számlajóváhagyás, strukturált számlanyilvántartás és gördülékeny e-számla kezelés… ezt nyújtják Önnek iratkezelő szoftvereink!

14

DIGITALIZÁLÁS

Váltson papírról elektronikusra! Digitalizálja vállalata dokumentumait akár évekre visszamenőleg, hogy mindig elérhetőek legyenek kollégái számára.

15

MOBIL-ELÉRÉS

Dokumentumok véleményezése, jóváhagyása távol az irodától, mobil-alkalmazás segítségével!

Mikor érdemes elektronikus iratkezelő rendszer bevezetésén elgondolkodnia?

  • Ha vállalata nagy mennyiségben kezel különböző formátumú dokumentumokat;
  • Ha veszett már el szerződése vagy gyakran történik vállalatánál késedelmes számlakifizetés;
  • Ha a dokumentumok véleményezése az e-mailes kommunikáció miatt követhetetlenné vált;
  • Ha gondot okoz előkeresni a munkavégzéshez szükséges iratot;
  • Ha nem mindig egyértelmű, hogy egy fontos dokumentumból (pl. szerződés) melyik az utolsó verzió;
  • Ha képtelen együtt kezelni az összetartozó dokumentumokat (szerződés, megrendelő, számla, teljesítési igazolás stb.);
  • Ha került már illetéktelen kezekbe vállalati dokumentuma.

DOKUMENTUMKEZELÉSI MEGOLDÁSAINK

MIKROVÁLLALKOZÁSOKNAK

dmsone-professional

Elektronikus
iratkezelő rendszer

KIS- ÉS KÖZÉPVÁLLALKOZÁSOKNAK

dmsone-ultimate

Dokumentum- és
folyamatkezelő rendszer

bixbit-logo_mini

4in1 csoportmunka- és
munkafolyamat-támogató rendszer

Olvassa el ügyfeleinkkel
készített esettanulmányainkat!

Büszkék vagyunk arra, hogy referenciáink száma eléri az 1500-at! Ha kíváncsi rá, hogyan zajlik egy iratkezelő rendszer bevezetése és milyen tapasztalatokat szereztek ügyfeleink a DMSONE szoftverek használata óta, akkor töltse le esettanulmányainkat!

ezt-jol-kisutottek_hd_bg

Ügyfél: Pek-Snack Kft.

Iparág: FMCG

Megoldás: DMSONE Ultimate

trenkwalder

Ügyfél: Trenkwalder

Iparág: HR

Megoldás: DMSONE Ultimate

eltec-holding

Ügyfél: ELTEC Holding Kft.

Iparág: Gyártás, Elektronika

Megoldás: DMSONE Ultimate

KÉRJE INGYENES PÁLYÁZATI
TANÁCSADÁSUNKAT SZOFTVEREINKHEZ!